バックオフィス業務の「品質のムラ」をAIで解消する
事務代行やオンライン秘書サービスを検討したことがある経営者の中には、こんな不安を感じた方もいるのではないでしょうか。
「担当者によって仕上がりの質が違う」「結局、自分でチェックする手間が減らない」「頼めるのは単純作業だけで、業務改善までは期待できない」。
個人事業主・一人社長向けのバックオフィス支援サービス「MARUNAGE（まるなげ）」を運営する株式会社VILADYの岩崎優貴乃氏に、こうした課題への取り組みについてご寄稿いただきました。
事務代行の「品質のムラ」は、なぜ起きるのか
一般的な事務代行やオンライン秘書サービスの多くは、依頼された作業を担当者が個人の経験値で処理する仕組みになっています。
担当者のスキルや経験によって、文章の質・処理スピード・ミスの有無が変わってしまう。これは、人が作業をこなす以上、ある程度は避けられない構造的な課題です。
MARUNAGEでは、この「担当者ごとのムラ」を減らすために、業務プロセスにAI（生成AI）を組み込んでいます。
文面作成・データ整理・リサーチといった作業を、あらかじめ整えたテンプレートとAIによる下書き・チェック工程を通してから納品する流れにすることで、「誰が対応しても一定水準のアウトプットになる」体制を目指しているといいます。
「AIに丸投げしているわけではなく、AIが出した下書きを人が精査し、依頼者の意図に合わせて仕上げる。この二段構えにすることで、品質を安定させながらスピードも落とさないようにしています」（岩崎氏）
「代行して終わり」ではなく、自動化・効率化まで一体で支援
MARUNAGEが一般的な事務代行と大きく異なる点は、依頼された作業をこなすだけでなく、業務フローそのものの見直しや自動化構築まで踏み込んで支援していることです。
請求書対応・記帳補助・メール／LINE対応・データ入力といった事務代行に加えて、「そもそもこの業務は自動化できないか」という視点で診断し、ノーコードツールやスプレッドシート・Excelマクロなどを使った仕組みづくりまで対応します。
実際にあった事例（内容は匿名化して紹介します）では、あるクライアントから「取引先へのメール送信をリストから手作業で1件ずつ行っている」という相談を受けました。
当初はクラウドの自動化ツールでの構築を試みたものの、送信元アドレスの権限やセキュリティ制限といった技術的な壁にぶつかり、複数の方式を検証。最終的にクライアントの環境で無理なく運用できるExcelマクロでの自動送信の仕組みに落ち着き、送信済み管理・除外リスト・宛先ごとの差し込み文面まで自動化しました。
「机上の最適解ではなく、そのクライアントが実際に無理なく回せる形に仕上げることを大事にしています。自動化は導入して終わりではなく、現場で使い続けられて初めて意味があると思っています」（岩崎氏）
使うほど、任せられる業務の範囲が広がっていく
MARUNAGEでは、契約前に無料ヒアリングを行ったうえで、月次レポートによって「何にどれだけの時間を使ったか」を都度共有する運用を採っています。
この積み重ねによって、依頼側と受託側の間で業務理解と信頼関係が深まり、依頼できる業務の範囲が徐々に広がっていくことが特徴です。
最初は請求書対応やデータ入力といった定型業務からスタートし、業務内容や社内事情の理解が進むにつれて、問い合わせ対応の一次窓口や、業務フロー全体の設計・自動化提案といった、より踏み込んだ領域まで任せられるようになっていくケースが多いといいます。
「単発の作業代行として付き合うのではなく、業務パートナーとして継続的に伴走することを前提に設計しています。長く付き合っていただくほど、”ここまで任せて大丈夫だろうか”という不安が薄れて、お願いできることが増えていく。そういう関係性を目指しています」（岩崎氏）
なお、税務判断・申告そのものについては対応範囲外とし、必要に応じて提携税理士を紹介する方針を取っています。対応できる範囲を最初に明確にしていることも、安心して業務を任せられるポイントの一つです。
「社長がやらなくてよい仕事」を手放すために
事務作業を外注する際に不安になりやすいのが、「品質」「対応範囲」「関係性の続けやすさ」の3点です。
MARUNAGEは、AIの活用による品質の安定化、代行にとどまらない自動化・効率化支援、そして継続利用によって広がっていく対応範囲という形で、これらの不安に応える設計になっています。
「雑務に追われて本業に集中できない」「採用コストをかけずにバックオフィスを強化したい」といった悩みを抱える個人事業主・一人社長の方は、まずは無料ヒアリングから相談してみてはいかがでしょうか。
エキスパーツ統括事務局より
本記事は内容を審査のうえ、推薦掲載しております。
掲載企業へのお問い合わせは下記よりお願いいたします。
▶ MARUNAGE（まるなげ）公式サイト
寄稿：株式会社VILADY 代表取締役 岩崎優貴乃
編集：ハイタッチ・マーケティング有限責任事業組合 職務執行者 柳澤研
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